Privacyverklaring
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, punt 7, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, hierna "de AVG") is:
Are Agency BV, Provinciale Steenweg 39, 2627 Schelle, Belgie, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0699.758.196.
Are Agency BV heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. De aanstelling daarvan is niet verplicht op grond van artikel 37, lid 1, van de AVG: Are Agency BV is geen overheidsinstantie, verricht geen regelmatige en stelselmatige observatie van betrokkenen op grote schaal, en verwerkt geen bijzondere categorieen van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 van de AVG op grote schaal.
2. Toepassingsgebied
Deze verklaring heeft betrekking op de persoonsgegevens die Are Agency BV verwerkt in het kader van het gebruik van het platform Mission Control door gebruikers aan wie daartoe toegang is verleend.
Deze verklaring heeft geen betrekking op persoonsgegevens die Are Agency BV in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van een klant verwerkt. Voor die verwerkingen treedt Are Agency BV op als verwerker in de zin van artikel 4, punt 8, van de AVG, en gelden de bepalingen van de verwerkersovereenkomst tussen Are Agency BV en die klant. De betrokkene richt zich in dat geval tot de betrokken klant als verwerkingsverantwoordelijke.
3. Categorieen van verwerkte persoonsgegevens
Are Agency BV verwerkt de volgende categorieen van persoonsgegevens:
- Identificatie- en toegangsgegevens: het e-mailadres waarmee toegang tot het platform is verleend, de versleutelde weergave van het gekozen wachtwoord, de gegevens die nodig zijn voor tweefactorauthenticatie, en het tijdstip van de meest recente aanmelding.
- Gebruiksgegevens van de gespreksfunctie: de door de gebruiker gestelde vragen, de daarop gegenereerde antwoorden, het aantal gestelde vragen per dag, alsmede het begin- en eindtijdstip van iedere gesprekssessie.
- Registratiegegevens van verrichtingen: een chronologisch overzicht van de handelingen die vanaf een gebruikersaccount in het platform zijn verricht.
- Gegevens omtrent kennisname: het gegeven dat en op welk tijdstip een gebruiker kennis heeft genomen van een bepaalde versie van deze verklaring.
Are Agency BV verwerkt in het kader van deze verklaring geen bijzondere categorieen van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9, lid 1, van de AVG, en evenmin persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten als bedoeld in artikel 10 van de AVG.
4. Doeleinden en rechtsgronden
De verwerking geschiedt uitsluitend voor de hierna genoemde doeleinden, telkens op de daarbij vermelde rechtsgrond:
| Doeleinde | Rechtsgrond |
|---|---|
| Het verlenen en beheren van toegang tot het platform | Artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen Are Agency BV en de organisatie van de gebruiker |
| Het beantwoorden van vragen over de marketinggegevens van de organisatie van de gebruiker | Artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG |
| Het beveiligen van het platform, waaronder het voorkomen, opsporen en onderzoeken van oneigenlijk gebruik | Artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG: gerechtvaardigd belang van Are Agency BV en van haar klanten bij een beveiligde dienstverlening |
| Het kunnen aantonen dat aan de verplichtingen uit de AVG is voldaan | Artikel 6, lid 1, onder c), juncto artikel 5, lid 2, van de AVG: verantwoordingsplicht |
Voor zover de verwerking berust op artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG, heeft Are Agency BV een afweging gemaakt tussen haar gerechtvaardigde belang en de belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene. De betrokkene heeft het recht tegen die verwerking bezwaar te maken overeenkomstig artikel 21 van de AVG.
De verwerking berust niet op toestemming in de zin van artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG. De in artikel 7, lid 3, van de AVG bedoelde mogelijkheid tot intrekking van toestemming is derhalve niet van toepassing.
5. Verplichte verstrekking
De verstrekking van de onder punt 3 genoemde identificatie- en toegangsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde voor het verlenen van toegang tot het platform. Bij gebreke van die gegevens kan geen toegang worden verleend. De verstrekking van de overige gegevens vloeit voort uit het gebruik van het platform en is als zodanig niet afzonderlijk verplicht.
6. Ontvangers
De persoonsgegevens worden verwerkt door de volgende categorieen van ontvangers:
- medewerkers van Are Agency BV, voor zover de kennisneming noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie;
- aanbieders van hostingdiensten en databankdiensten, die optreden als verwerker;
- aanbieders van diensten voor de generatie van tekst door middel van taalmodellen, die optreden als verwerker;
- aanbieders van diensten voor de bewaking van de kwaliteit en de kosten van de onder het vorige streepje bedoelde dienstverlening, die optreden als verwerker.
Met iedere verwerker is een overeenkomst gesloten overeenkomstig artikel 28, lid 3, van de AVG. Een opgave van de individuele verwerkers is op verzoek beschikbaar volgens de procedure van punt 10.
De persoonsgegevens worden niet verkocht, verhuurd of anderszins tegen vergoeding aan derden ter beschikking gesteld, en worden niet gebruikt voor het trainen van taalmodellen.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
In het kader van de onder punt 6 genoemde dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan een ontvanger die is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, dan wel worden verwerkt op infrastructuur die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt.
Voor die doorgiften gelden passende waarborgen in de zin van artikel 46 van de AVG, in het bijzonder de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen als bedoeld in artikel 46, lid 2, onder c), van de AVG, in voorkomend geval aangevuld met aanvullende technische en organisatorische maatregelen. Voor zover ten aanzien van een ontvanger een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie als bedoeld in artikel 45 van de AVG van toepassing is, geschiedt de doorgifte op grond van dat besluit.
Een afschrift van de toepasselijke waarborgen kan worden opgevraagd volgens de procedure van punt 10.
8. Bewaartermijnen
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de onder punt 4 genoemde doeleinden. Are Agency BV hanteert de volgende termijnen:
| Categorie | Termijn |
|---|---|
| Chatgeschiedenis, sessiegegevens en beurtentellers | 90 dagen na het ontstaan van het gegeven |
| Logboekregels van verrichtingen | 90 dagen na het ontstaan van het gegeven |
| Identificatie- en toegangsgegevens | Voor de duur van de toegang tot het platform |
| Gegevens omtrent kennisname van deze verklaring | Voor de duur van de toegang tot het platform |
Na het verstrijken van de termijn worden de gegevens verwijderd door middel van een geautomatiseerde procedure die dagelijks wordt uitgevoerd.
9. Rechten van de betrokkene
De betrokkene beschikt, onder de voorwaarden en binnen de grenzen die de AVG stelt, over de volgende rechten:
- Recht op inzage (artikel 15): het recht om uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens, en om in dat geval inzage te verkrijgen in die gegevens en in de in artikel 15, lid 1, genoemde informatie.
- Recht op rectificatie (artikel 16): het recht om onjuiste persoonsgegevens te doen rectificeren en onvolledige gegevens te doen aanvullen.
- Recht op gegevenswissing (artikel 17): het recht om, in de in dat artikel genoemde gevallen, de wissing van hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen.
- Recht op beperking van de verwerking (artikel 18): het recht om, in de in dat artikel genoemde gevallen, de beperking van de verwerking te verkrijgen.
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20): het recht om de door hem verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te verkrijgen.
- Recht van bezwaar (artikel 21): het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking die berust op artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG.
Aan de uitoefening van deze rechten zijn geen kosten verbonden, tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, in welk geval artikel 12, lid 5, van de AVG van toepassing is.
10. Uitoefening van de rechten
Een verzoek tot uitoefening van een van de onder punt 9 genoemde rechten kan worden gericht aan de accountmanager van de organisatie van de betrokkene, dan wel schriftelijk aan het onder punt 1 vermelde adres.
Are Agency BV verstrekt onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie over het aan het verzoek gegeven gevolg, overeenkomstig artikel 12, lid 3, van de AVG. Die termijn kan met twee maanden worden verlengd naargelang van de complexiteit en het aantal verzoeken; van een dergelijke verlenging wordt de betrokkene binnen een maand na ontvangst van het verzoek in kennis gesteld.
Are Agency BV kan om aanvullende informatie verzoeken die noodzakelijk is ter bevestiging van de identiteit van de verzoeker, overeenkomstig artikel 12, lid 6, van de AVG.
11. Klachtrecht
Onverminderd andere mogelijkheden van administratief beroep of een voorziening in rechte, heeft de betrokkene het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, overeenkomstig artikel 77 van de AVG. Voor Belgie is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
12. Geautomatiseerde besluitvorming
Are Agency BV onderwerpt de betrokkene niet aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft, als bedoeld in artikel 22, lid 1, van de AVG.
De gespreksfunctie van het platform maakt gebruik van een systeem voor kunstmatige intelligentie. De betrokkene wordt hiervan in kennis gesteld overeenkomstig artikel 50 van Verordening (EU) 2024/1689. De door dat systeem gegenereerde antwoorden hebben een informatief karakter en vormen geen besluit in de zin van de vorige alinea.
13. Beveiliging
Are Agency BV heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen als bedoeld in artikel 32 van de AVG, waaronder de versleuteling van het gegevensverkeer, de opslag van wachtwoorden in uitsluitend versleutelde vorm, verplichte tweefactorauthenticatie, een scheiding van de gegevens per klant die op het niveau van de toepassing wordt afgedwongen, en de registratie van verrichtingen als bedoeld onder punt 3.
14. Cookies
Het platform plaatst uitsluitend cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking ervan, te weten een cookie ter instandhouding van de aanmeldingssessie en een cookie ter beveiliging tegen vervalsing van verzoeken van andere websites. Voor het plaatsen van deze cookies is geen toestemming vereist. Het platform plaatst geen cookies voor analytische of reclamedoeleinden.
15. Wijzigingen
Are Agency BV kan deze verklaring wijzigen. Iedere versie draagt een versienummer en een datum van inwerkingtreding. Bij een inhoudelijke wijziging wordt de gebruiker bij de eerstvolgende aanmelding van de gewijzigde versie in kennis gesteld. De meest recente versie is te allen tijde raadpleegbaar op het adres waarop deze verklaring wordt gepubliceerd.